Ah! Ha! Là tu parles!

Le présent article s’inscrit dans à la suite de “Formation aux processus décisionnels de groupe”. Celui-ci aborde 3 tensions, ou 3 défis posés par la prise de décision dans un groupe qui se veut ouvert et fluide, mais dans lequel on souhaite une continuité et une certaine efficacité: du moins souhaite-t-on réaliser nos objectifs sans avoir à passer tout notre temps et notre énergie en réunion. Impermanence et Continuité; Diversité/différence et Inclusion; et les tensions inhérente à “l’autogestion”, qui valorise autant la démocratie et l’égalité de pouvoir/participation, en même temps qu’elle dépend du leadership et du sens de l’initiative de ses protagonistes…

Mais là, ici, maintenant, on est rendu à la “boîte à outils”. Ça c’est l’fun! Des exercices, des ateliers, des petits trucs, des jeux, pour mieux explorer et intégrer la culture de la collaboration et de la prise de décision dans un collectif. Or, on déborde un peu la stricte prise de décision, car avouons-le, travailler ensemble sans hiérarchie pose des défis qui ne sont pas seulement de l’ordre du pouvoir décisionnel, mais est fortement lié à notre capacité de communiquer et à nourrir des relations saines, de même qu’à avoir une structure de fonctionnement qui génère de la mobilisation et de la satisfaction pour ses membres, et éviter la lourdeur, les frustrations et l’émiettement lent et pernicieux que peut engendrer à moyen-long terme un processus flou, mou, ou “inattaquable”/qu’on ne peut remettre en question.

Ça me fait réellement plaisir de rassembler ici les différents outils qui soutiennent notre processus de groupe, car j’ai la grande conviction que ça ne peut que bénéficier à tout collectif. Et, ne vous en faites pas, la liste n’est pas exhaustive: c’est surtout une ouverture au dialogue, car mon espoir est que vous partagiez à votre tour les perles que vous avez déniché sur votre parcours!

AVERTISSEMENT: vous n'entrez pas ici dans un article, mais dans une démarche, et si vous avez déjà pas mal à lire juste ici, suivre les liens (et peut-être une passion naissante?) pourrait vous amener dans des zones inconnues et épatantes de vous-mêmes et de l'humanité dans son ensemble...

Présentation des outils

Les bases d’une réunion

Ordre du jour, et les “musts”

Un ordre du jour peut être établi à l’avance, ou on peut le construire sur place, selon le contexte. Il peut être plus ou moins structuré, plus ou moins “complexe”, il peut être là en support ou on peut décider de le suivre religieusement. Comme tous les outils présentés ici, c’est à vous et à votre groupe de l’adapter à votre style et à vos besoins. Dans tous les cas, voici quelques unes des raisons pour lesquelles je crois qu’avoir un ordre du jour pour une rencontre, c’est pas mal la base:

  • Ça permet d’établir pourquoi on est ici en ce moment, et vers quoi on veut travailler

  • Les gens qui participent à une rencontre auront plus de facilité à suivre les sujets dont on parle et donc, y prendre une part active;

  • Ce sera plus facile pour le groupe de rester “focus”, en abordant un point à la fois et en s’assurant de ne pas en oublier

  • Si l’ordre du jour est préparé à l’avance, ça augmente les chances que les personnes qui viennent à la réunion arrivent préparées (se rappeler de lire les documents; réfléchir aux questions et aux positions par rapport à un sujet, etc.)

  • Ça aide à prendre des notes. Un compte-rendu, ou un “procès-verbal”, permet de garder une trace des sujets discuté, des décisions prises, des tâches distribuées. Ça facilite les suivis, ça permet aux personnes absentes à une réunion de s’informer de ce qu’elles ont manqué, et ça garde un historique pour des personnes extérieures ou de nouvelles recrues.

Nous, depuis les débuts, on faisait notre ordre du jour sur place, ce qui permettait à chacun-e de déposer les points qu'il ou elle avait en tête et souhaitait aborder. Maintenant, nous avons une petite feuille, qui permet de faire ce processus tout au long de la semaine, au fur et à mesure que les idées nous viennent en tête: ça permet de ne pas en oublier, et peut-être à tout le monde de mieux se préparer (genre, relire les documents, etc.). Dans les deux cas, l'ordre des points se fait sur le moment, en considérant le niveau d'énergie du groupe et le temps qu'on pense qu'un point va durer. C'est flexible, et très efficace!

Le début

L’ouverture d’une réunion permet de mettre la table. On veut s’assurer que tout le monde est “arrivé”, et on se prépare à travailler ensemble. Différents éléments peuvent venir soutenir ces intentions:

  • Tour de comment ça va
  • Activité brise-glace, ou activité “climat” (particulièrement utile pour un nouveau groupe, un groupe où toutes les personnes ne se connaissent pas, ou dans le cadre d’une formation) (les photos ont été prises lors d'une journée d'auto-formation de la communauté de pratique en animation active de la Baie-des-Chaleurs!)

     

Le milieu

Le coeur de la réunion, ce sont tous les points qu’on veut aborder et qui justifient le fait de se rassembler pour en discuter. Une caractéristique de ce contenu, c’est souvent qu’on a beaucoup de points, qu’on a des attentes quant aux “résultats”, et qu’on a un temps limité pour tout traiter.

Comment faire pour ne pas perdre de temps, pour ne pas perdre l’attention, pour ne pas perdre de vue nos objectifs ou nos sujets, et pour s’assurer que tout le monde a sa place pour prendre la parole et intervenir?

  • Points à l’ordre du jour: quelques suggestions:

    • Identifier le temps pour chaque point, qui le présente, de quel genre de point il s’agit (information, discussion, décision). Bref, être préparé pour traiter de ce point. Tout travail préalable devrait être fait avant la réunion, pour profiter au maximum de la présence de tout le groupe pour les étapes qui ne peuvent être faites individuellement.

    • Traiter d’un seul point ou “tension” à la fois. Quand un enjeu émerge qui n’est pas directement lié à ce dont on parle, on le prend en note et on le traite dans un autre temps (on peut l’ajouter dans les points à traiter à l’ordre du jour de la réunion, ou décider d’en traiter dans une prochaine réunion).

    • Tour de parole et facteur temps. Selon la personnalité des gens dans le groupe, leur habitude aux réunions et leur aptitude à évaluer la pertinence de leurs interventions et à s’exprimer de manière claire et succincte, il peut être nécessaire de prendre les tours de parole. On pourra également évaluer le temps qu’on veut mettre sur chaque point, et demander avec plus ou moins de fermeté au groupe ou aux individus de respecter le temps alloué.

      • Alternance des tours de parole: on pourrait vouloir établir une alternance homme-femme dans les tours de parole pour favoriser l’intervention des femmes. On peut également favoriser les 1er tour de parole avant de donner la parole à celles et ceux qui se sont déjà exprimé.

      • Lorsqu’on sent que tout a été dit sur un sujet, on peut s’assurer que même les plus timides ont eu leur chance en demandant à la volée: “est-ce que quelqu’un d’autre voudrait s’exprimer?” Ou en disant spécifiquement “certaines personnes n’ont pas encore parlé, est-ce que vous voudriez ajouter quelque chose?”

La fin

La fin est le moment de faire le point de la rencontre. On veut savoir comment les gens repartent, résumer les tâches et s’assurer que chacun-e se rappelle de ses engagements, et préparer la prochaine rencontre. Il y a pu avoir des conflits ou des désaccords durant la réunion, c’est le moment de faire retomber les tensions et de faire la synthèse avant de repartir chacun-e chez soi. Voici quelques points à considérer pour une fin de rencontre.

  • Tâches et responsabilités; prochaine rencontre (date, heure, lieu, contenu)
  • Rétroaction sur la rencontre: le but est d’améliorer les rencontre d’une fois à l’autre. Y a-t-il des éléments à améliorer? Repartons-nous léger et satisfait, ou avions-nous vécu des frustration (difficulté à intervenir, sentiment de lourdeur, confusion). Pouvons-nous en identifier la source, et proposer des améliorations au processus, ou à l’animation de la réunion?
  • Activité de clôture (un peu en écho à l’activité climat ou brise-glace du début)

En conclusion sur l’ordre du jour, je vous propose ici un CANEVAS POUR ORDRE DU JOUR.

Rôles

  • animation

Personnellement, je me suis formée d’abord avec le livre The Art of Facilitation (Dale Hunter, Anne Bailey et Bill Taylor, Éditions Fisher Books, 1995) pour comprendre le rôle du facilitateur dans une réunion, et de l’art qu’il s’agit d’atteindre dans l’équilibre et la sensibilité qui guident ce rôle de soutien. Il n’y a qu’un moyen de développer son talent: c’est en animant!
Dépendant du groupe, de sa grosseur, de son habileté, etc., la personne qui fait l’animation peut regrouper plusieurs tâches, comme celle de prendre les tours de paroles, garder un oeil sur le temps, ainsi que sur la “vibe”, le “senti”

  • tour de parole

  • gardien-ne du temps

  • prise de note

  • gardien-ne du senti

Un petit mot sur lea gardien-ne du senti. C’est surtout de garder un oeil attentif au niveau d’énergie du groupe, ainsi que des tensions qui peuvent se glisser et passer inaperçu quand on tente d’avancer rapidement dans les points de l’ordre du jour. Parfois, on peut y penser quand on aborde un sujet chaud. Lea gardien-ne du senti pourra mettre au jour le malaise, et proposer quelque chose pour s’en occuper: se lever debout et faire quelques étirements pour se réveiller; donner la parole à quelqu’un qui démontre un désaccord silencieux; proposer de prendre ensemble une grande respiration et se recentrer pour calmer les esprits échaudés.

  • gardien-ne de la porte

Quand on sait que des gens vont peut-être arriver en retard, on peut désigner quelqu’un qui s’occupera de les accueillir, de les informer de où on en est rendu et de les introduire doucement au groupe.

Pour une conception originale et imagée des rôles, de ceux qu’on prend “naturellement” dans un groupe mais avec lesquels on peut jouer à se les échanger, le site du livre Micropolitique des groupes (David Vercauteren, Micropolitiques des groupes - pour une écologie des pratiques collectives, Éditions les Prairies ordinaires, 2011, Paris) nous propose les corbeaux, les grâces, les serpents, les dragons et les araignées…

Les signes de la main

Quelques petits symboles qui peuvent faciliter la communication et la fluidité des rencontres. Ça peut aussi permettre à chacun-e dans le groupe de prendre un des rôles ci-haut nommé pour exprimer, par exemple, que la “vibe” est pas bonne, ou que l’intervention est trop longue…

Voici un lien qui décrit bien les signes de la main, et donne beaucoup plus de trucs pour la préparation et l'animation des réunions: comment animer une réunion? (méthodes, gestes, rôles)

Le vote indicatif
À mi-chemin entre les signes de la main et le processus décisionnel, il y a le vote indicatif. Après une proposition, on peut demander aux gens de dire s'ils sont globalement d'accord ou pas. Si tout le monde dit oui!, on peut passer au prochain point! Autrement, on voit tout de suite qui a des inconforts ou un désaccord, et on peut leur donner la parole pour entendre leur tensions.

Distinguer les individus des idées, pour sortir d’une dynamique d’opposition, et commencer à co-créer!

Dans un débat d’idée, l’échange peut parfois tourner à la confrontation quand les positions commencent à prendre une tournure personnelle. Peut-être encore plus nécessaire quand le mode de prise de décision favorisé est le consensus, une façon de calmer les tensions et de se rappeler notre souhait de travailler ensemble, c’est de détacher les idées et les positions des individus. On remet ainsi au groupe en entier toutes les informations, toutes les options qui s’offrent à nous pour régler un problème de la meilleure manière possible. Étonnamment, lorsqu’on arrive à faire ce changement de posture, c’est là que de nouvelles idées émergent et que les choses se placent beaucoup plus clairement.

Voici quelques outils qui peuvent aider à guider la réflexion collective et les discussions vers une plus grande synergie. Quand ça coince d’un côté, il faut essayer sous un autre angle!

Les 6 chapeaux

http://www.lescahiersdelinnovation.com/2016/11/les-six-chapeaux-de-bono/

Six chapeaux, six couleurs, six perspective sur un sujet. Nous utilisons fréquemment cet outil dans nos réunions. Ça nous permet d’être en train de travailler à la même chose en même temps, dans la même direction. Soit on parle des informations (chapeau blanc), soit on partage les émotions qui nous habitent (rouge), ou on crée ensemble (vert), la critique et les doutes ayant leur tour dans un autre temps (noir). C’est étonnamment efficace!

MIAO (SWAT)

Généralement utilisé dans un contexte d’entreprise, le MIAO, c’est notre fancisation maison du processus SWOT (Stenght, Weakness, Opportunities, Threaths): Menaces, inconvénients, avantages et opportunités. Les forces et les faiblesses, ou avantages et désavantages, sont souvent inhérents à notre projet ou à notre équipe, tandis que les menaces et les opportunités dépendent plus du monde extérieur.

Il suffit d’énoncer les différents éléments liés à un projet ou une décision, et de les organiser dans un tableau qui ressemble à celui-ci (en anglais, mais vous pourrez vous en gosser un à votre goût)

Les 5 pourquoi

Quand on identifie un problème, on peut avoir la fâcheuse tendance à vouloir trouver un-e coupable, et à chialer sans pour autant régler le problème. Les 5 pourquoi nous invite à approfondir notre réflexion sur les sources réelles du problèmes. Ça donne une vue d’ensemble, et un plus grand nombre de points sur lesquels intervenir. Le but étant de mettre en évidence les causes fondamentales d’un phénomène observé.

Il s’agit simplement de jouer les enfants de 3 ans, et de poser la question “pourquoi” à chacune des réponses qu’on donne, 5 fois de suite!

Voici un des liens que vous pouvez suivre pour une explication générale de ce que c’est, et des exemples: http://www.aufildulean.fr/un-5p-rate-exemple/

Step in circle (ou “Avance dans le cercle si”)

L’idée est simple: tout le monde se met en cercle, debout. On pose un thème général, une question qu’on veut développer. Par exemple, “Qu’est-ce qui fait que je me sens en sécurité ou en confiance dans un groupe?”, ou “Qu’est-ce que j’apprécie ou que je trouve agréable dans une salle de bain?”. Ensuite, sous forme “pop corn”, chacun propose un élément en s’avançant d’un pas dans le cercle. Toutes les personnes qui partagent cette position s’avancent également dans le cercle. Par exemple, “Je me sens en confiance dans un groupe quand je sens que toute personne peut s’exprimer sans être jugée”.

Un peu de lubrifiant

Vous venez de voir quelques outils pour faciliter les réunions, accompagner le processus de prise de décision.

Or, dans un projet de groupe comme une communauté intentionnelle, le plus clair de la vie se passe en dehors des rencontres, des décisions se prennent au jour le jour, des désaccords émergent qui ne concernent pas directement un sujet à l’ordre du jour, et les interactions quotidiennes influences immanquablement le déroulement d’une réunion, et les relations interpersonnelles ont un impact indéniable sur la capacité de travailler ensemble.

Voilà pourquoi je ne peux passer à côté des outils qui soutiennent une communication saine, la confiance entre les membres et l’entretien d’une “hygiène” des relations.

La CNV et ses outils: 4 étapes et une posture

Je n’entrerai pas dans les détails pour expliquer l’outil. Je vous réfère plutôt à un article que j’ai écrit sur le sujet, pour connaître ma perspective sur l’outil:  Hommage à la CNV.

Le lampadaire!

C’est un processus qui est inspiré du “clearness process” de la communauté de Acorn (lampadaire, c’est notre francisation maison!) En gros, il s’agit pour la personne qui fait son lampadaire, de rencontrer chacun-e des autres membres individuellement, afin de parler de toute tension qui pourrait y avoir entre elleux. Vous savez, des fois, y’a quelque chose d’agaçant, mais on n’ose pas en parler, puis ça s’accumule et ça gosse plus, mais là, c’est jamais le bon moment et la frustration prend une ampleur beaucoup trop grande pour ce que c’est vraiment… Eh bien, un peu d’hygiène relationnelle de temps en temps, tsé… les relations, c’est comme les oreilles, ça se lave!

Ça permet de traiter les questions comme: “Comment ça va pour toi, la vie dans la communauté?”, et “Comment ça se passe entre nous deux?” puis “comment ça se passe dans le groupe?”, et enfin “Comment ça se passe par rapport au projet et à la vision?”.

Les cercles restaurateurs, et autres exercices de “transparence”

Ce sont des outils dont on a entendu parler, et dont on connaît l’existence, mais que nous n’avons pas encore intégré à notre pratique au sein de notre groupe.

La communauté offre et encourage fortement un processus de justice réparatrice, tel les cercles restaurateurs ou autres techniques ou outils de médiation. Cela, tant pour aider la victime, le perpétrateur, et la communauté à récupérer des dommages causés. Nous n’avons donc pas eu à l’utiliser jusqu’à maintenant, mais nous avons inscrit les cercles restaurateurs dans notre document “Expulsion d’un-e membre” (en passant, toute communauté qui a un processus d’intégration des membres est fortement encouragée à avoir un processus d’expulsion d’un-e membre. Dans notre cas, il est précédé d’un processus pour “régler un comportement problématique”, parce qu’évidemment, le but est de ne pas avoir à mettre quelqu’un dehors!)

Les exercices de transparence, et surtout la mise sur pied de “groupes de transparence” a pour but de favoriser le dévoilement de soi dans nos détails les plus personnels, c’est une façon de construire la confiance, et d’entretenir des relations où il est possible de partager sans masque et avec empathie les tensions qui pourraient émerger et se mettre dans le chemin d’une meilleure connexion et d’une communication claire et complète. Voici quelques exemples d’exercices de transparence:

  • “If you really knew me _____”
  • Crosstalk
  • Hot Seat questioning
  • Withholds and Unsaids
  • I have a story about you
  • “what is hard for me to say is”
  • Hidden Appreciations

Voici quelques liens pour découvrir des outils de transparence, tous écrits par Paxus Calta (un gros merci!), et disponibles en anglais seulement:

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